Оказание материальной поддержки сотруднику предприятия, попавшему в затруднительное положение, является разовой мерой, направленной на улучшение социального положения гражданина. Вне зависимости от стажа работы и квалификации работника, руководство организации принимает соответствующее решение о финансовой поддержке. Важно дать ясную и четкую формулировку оказываемой материальной помощи, так как в случае неясности определения выплаты, руководство предприятия может быть заподозрено в уклонении от уплаты налогов и сокрытии доходов фирмы.
Материальная помощь является добровольной выплатой работодателем определенной суммы денег своему сотруднику, попавшему в затруднительную жизненную ситуацию. Такие начисления носят единовременный характер в связи с определенными обстоятельствами. Финансовые средства, получаемые в качестве помощи от работодателя, не связаны с трудовым процессом работника и несут функцию социальной поддержки. Решение о предоставлении выплат и размере выплачиваемой суммы принимается непосредственно руководителем организации и никак не ограничивается законом.
Законодательство не устанавливает размер денежной помощи – это добровольное желание каждого работодателя, исходя из потребностей сотрудника и возможностей организации. Однако в Трудовом и Налоговом кодексах указаны моменты, регулирующие порядок предоставления материальных выплат в связи с тяжелой жизненной ситуацией, и освещен вопрос налогообложения указанных выплат. Статья 41 Трудового кодекса РФ регулирует вопрос составления коллективного договора руководителями каждой организации, в котором следует указать размер материальной поддержки сотрудникам предприятия и основания для ее оказания.
Статьи 217 и 252 Налогового кодекса определяют виды материальных пособий, которые при определении базы налогообложения могут быть вычтены из общих затрат организации. Федеральный Закон РФ ФЗ №212 регулирует вопросы начисления выплат в фонды страхования (пенсионное, медицинское) при выплатах сотрудникам материальной помощи.
Виды материальной помощи
Материальная помощь не связана с профессиональными навыками сотрудника и не является денежным стимулированием его труда. Выплаты направлены на социальную поддержку человека и предоставляются в различных жизненных ситуациях:
смерть близкого родственника, потеря кормильца в семье;
рождение в семье малыша или усыновление несовершеннолетнего;
чрезвычайные происшествия, которые привели к крупным финансовым потерям (пожар, потоп, обвал здания);
проблемы со здоровьем, в результате которых человек временно потерял работоспособность.
Для получения финансовой помощи от работодателя в случае возникновения тяжелой жизненной ситуации, работник должен написать заявление и подать его в бухгалтерию. Заявление пишется в свободной форме и подтверждается соответствующими документами (справка о рождении или смерти, заключение о разрушении жилища в результате природных явлений). Образец заявления приведен ниже.
Руководитель рассматривает обращение сотрудника и на основании внутреннего коллективного документа организации издает приказ о выплате адресной материальной помощи.
Правила налогообложения
Однозначного ответа на вопрос «Облагается ли материальная помощь НДФЛ или освобождается от уплаты налогов?» не существует. Ситуация зависит от причины выплаты и ее размера. Законодательство не может полностью освободить от НДФЛ все типы материальной помощи, иначе недобросовестные руководители начнут проводить любые незаконные финансовые махинации и обозначать их «материальной помощью». В результате это приведет к массовому сокрытию доходов. В связи с этим только часть пособий по материальной поддержке сотрудников освобождается от налоговых вычетов и страховых взносов.
В каких случаях пособие облагается НДФЛ и страховыми платежами?
В общем случае материальные пособия облагаются налогом 13 % и страховым платежом в ПФ РФ. В обязательном порядке из дохода работника будет удержан налог в случае, если:
сотрудник не смог предоставить подтверждающий документ о наступлении форс-мажорных обстоятельств;
предприятие не имеет собственных распорядительных документов о порядке предоставления материальной помощи;
пособие по финансовой поддержке выплачивается неоднократно (например, ежемесячно по одному и тому же основанию);
помощь по случаю смерти дальнего родственника.
Когда не облагается?
Закон устанавливает максимальный размер пособия, который не облагается налогом – 4 тыс.руб. Налогообложение материальной помощи, превышающей указанную сумму, рассматривается в индивидуальном порядке. Статья 217 Налогового кодекса РФ определяет следующие случаи освобождения от уплаты НДФЛ:
Пособие любого размера по случаю смерти близких кровных родственников. Близким родственником принято считать супруга, мать, отца и детей. В других случаях родства из материальной помощи будет удержан налог и произведены страховые взносы.
Единовременность платежа. Материальная помощь выплачивается однократно за отчетный период (один раз за год). В случае, если выплаты выполнялись неоднократно (раз в квартал), из суммы пособия удерживается налог.
Сумма единовременного платежа одному сотруднику составляет не более 4 тыс. рублей. Исключение составляет материальная помощь на рождение (усыновление) ребенка – сумма, не подлежащая налоговому вычету, составляет 50 тыс. руб.
Помощь, выплаченная работнику в связи с природным стихийным явлением (землетрясение, наводнение). Не зависит от суммы платежа.
Выплаты сотрудникам, пострадавшим от террористических актов. Не зависит от суммы платежа.
Следует обратить внимание, что для освобождения от НДФЛ и взносов в Пенсионный фонд, материальная помощь по случаю смерти близкого родственника (код дохода 503) должна быть единовременной.
Сотрудник должен подтвердить родство с умершим родственником (свидетельство о браке, о рождении) и предоставить справку о смерти.
Включаются ли материальное пособие в налоговые расходы?
В общем случае материальное пособие сотрудникам облагается НДФЛ 13%. В зависимости от каждой конкретной ситуации, оно может включаться в налоговые расходы или освобождаться от налоговых вычетов. На это влияет основание выплат, размер, единовременность платежа, а также содержание коллективного трудового договора организации.
у меня скоропостижно умер муж, пенсионер, но на пенсию вышел всего несколько месяцев назад. Могу ли я просить материальную помощь на его предприятии, где он работал и откуда ушел на пенсию? Или помощь положена только тем умершим, кто на момент смерти еще работал?
Инна
Вот действительно правда написана, что это добровольное желание работодателя! У меня брат работал в одной компании, так после смерти мамы ему никакую помощь работодатель не оказывал. А мотивировал отказ тем, что в коллективном договоре нет такого пункта!
у меня скоропостижно умер муж, пенсионер, но на пенсию вышел всего несколько месяцев назад. Могу ли я просить материальную помощь на его предприятии, где он работал и откуда ушел на пенсию? Или помощь положена только тем умершим, кто на момент смерти еще работал?
Вот действительно правда написана, что это добровольное желание работодателя! У меня брат работал в одной компании, так после смерти мамы ему никакую помощь работодатель не оказывал. А мотивировал отказ тем, что в коллективном договоре нет такого пункта!