Как выполняется запись в трудовой книжке об изменении фамилии на основании свидетельства о заключении брака?

При изменении паспортных данных возникает необходимость замены других документов или внесения в них определенной записи. Документация, не отражающая актуальные персональные данные о гражданине, становится недействительной. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются женщины, сменившие фамилию после замужества.

В каких случаях в трудовой меняется фамилия?

Самыми распространенными причинами для смены фамилии являются замужество и развод. После получения официального свидетельства из загса сотруднице необходимо уведомить о произведенных изменениях в персональных данных администрацию предприятия, где она осуществляет профессиональную деятельность, и предоставить сотруднику кадровой службы копию полученного документа.

Согласно установленному порядку, предусматривающему корректировку информации о работниках, существует два обстоятельства, влияющих на возможность поменять фамилию в трудовой книжке:

  • если работником изменена фамилия или другие персональные данные, внесение соответствующей корректировки в трудовую производится кадровиком предприятия (учреждения, организации), где осуществлял профессиональную деятельность работник во время получения официального акта в государственном органе;
  • если отметка об изменении персональных данных в трудовой книжке до момента увольнения работника не была проставлена, то разрешается производить запись об актуальных персональных данных на следующем месте трудовой деятельности.

Правила и этапы внесения изменений

Внесение изменений в трудовую книжку регламентируется «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек». Данный документ считается основным пособием для работы сотрудников отдела кадров в любой организации. В нем подробно описан порядок действий при проставлении отметки о смене фамилии и представлен образец заполнения книжки:

  1. Внесение исправлений в строку для фамилии, расположенную на первом листе трудовой после обложки. Прежнюю фамилию зачеркивают ровной линией, а новую вписывают рядом или располагают сверху над зачеркнутой строкой.
  2. На внутренней стороне обложки вписывают основные данные свидетельства о браке (разводе), полученного в загсе. Запись должна вноситься компактно, чтобы осталось свободное место для данных следующего документа, если повторится факт смены личных данных. Также экономия места позволит произвести и другие аналогичные исправления.
  3. Под отметкой о реквизитах свидетельства о заключении брака сотрудник кадровой службы подтверждает правильность указанной информации подписью с расшифровкой. На корректировке ставится печать предприятия. Оттиск печати не должен закрывать произведенную запись.
  4. Отметка должна быть написана разборчиво, не допускаются исправления и подчистки при ее проставлении.

Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?

В качестве снования для изменения личных данных в трудовой книжке сотрудник предприятия должен предоставить специалисту по кадровому делопроизводству заявление и копии документации, подтверждающей необходимость замены паспортных данных. Такими документами являются:

  • паспорт гражданина РФ;
  • документ о рождении;
  • официальный акт о заключении (расторжении) брака;
  • иные документы, полученные в государственных органах.

Заявление может быть напечатано на принтере, печатной машинке или написано от руки. В правом верхнем углу указывается фамилия, имя и отчество руководителя предприятия, его должность, а также данные и должность сотрудника.
В тексте в произвольной форме излагается просьба сотрудника внести изменения, подтвержденные документами, в личное дело.

Также в заявлении указывается перечень документов, послуживших основанием для обращения. На заявлении работника ставится виза руководителя предприятия, после чего оформляется приказ об исправлении личных данных.

В какие еще документы необходимо внести изменения?

Помимо трудовой книжки изменение паспортных данных работника отражается в его личной карточке и трудовом договоре. В большинстве компаний сотрудники по кадровому делопроизводству при смене работником фамилии или иных паспортных данных оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору либо перезаключают его.

Некоторые работодатели вносят изменения в имеющийся трудовой договор, руководствуясь при этом статьей 57 Трудового кодекса. Однако согласно данной статье работодатель вправе вносить поправки в основные документы лишь в случае фиксирования недостающих данных. Изменение фамилии к данной ситуации не относится.

Изменение данных в личной карточке производится несколькими способами:

  1. Если основанием для смены фамилии послужило замужество, прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, а новая пишется рядом или над ней. На внутренней стороне формуляра указываются реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки. Запись утверждается печатью и подписью ответственного сотрудника с расшифровкой и датой корректировки
  2. Специалист по кадровому делопроизводству заводит новую личную карточку для сотрудника, сменившего фамилию (имя, отчество). На старой карточке при этом производится отметка о замене.

Как делается запись при повторном браке?

В случае смены фамилии при заключения сотрудницей компании повторного брака процедура оформления документов в личном деле состоит из тех же этапов, что и при смене девичьей фамилии.

Если причиной изменения фамилии является повторный брак с одним и тем же человеком, основанием для корректировки служит свидетельство о браке. Этот факт должен быть упомянут в тексте корректировки. Также необходимо указать основные реквизиты документа.

Как исправить сделанную неправильно запись?

В инструкции о заполнении трудовых книжек содержится информация об исправлении ошибочных записей, но она не относится к титульному листу брошюры. Согласно 26 пункту инструкции фамилию работника можно изменить, основываясь на сведениях из полученных документов, имеющих юридическую силу, но вопрос ошибочных записей в данном документе не рассматривается.

При допущении ошибок в написании фамилии в трудовой книжке, которая выдается впервые, она уничтожается, а вместо нее заводится новая. При этом работодатель должен оплатить покупку нового экземпляра трудовой. Если книжка содержит неверные записи, оформленные на предыдущих местах профессиональной деятельности сотрудника, изменения вносятся с пометкой «исправленному верить». Правильность корректировки подтверждается подписью и печатью.

Поддержите нас в соцсетях:
Оцените статью:   1 балл из 52 балла из 53 балла из 54 балла из 55 баллов из 5 (5 оценка: 4,40 из 5)
 Загрузка... Загрузка...
Комментарии посетителей по теме статьи:
  1. Ольга:

    Осенью прошлого года сменила девичью фамилию на фамилию мужа, на основании свидетельства о браке пришлось поменять паспорт, СНИЛС, медицинский полис. В трудовой книжке фамилию исправили без проблем, достаточно было предоставить копию нового паспорт и свидетельства о браке.

  2. Полина:

    Была у нас сотрудница, выходила замуж 4 раза, и каждый раз брала двойную фамилию — свою (считала, что красивая — Загорская) и мужа. А после развода с итальянскими страстями меняла на свою. Замучились мы исправлять, не трудовая книжка, а записная получалась!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.