Сменить личные данные может любой человек вне зависимости от пола. Женщины и мужчины вправе взять фамилию своей второй половины при вступлении в брак. Также фамилию меняют после расторжения супружеских уз или просто по желанию. Эта процедура влечет за собой соблюдение некоторых формальностей по месту работы гражданина.
Как правильно оформить заявление в отдел кадров о смене фамилии?
Для официально работающего человека смена фамилии сопряжена с необходимостью обращаться к работодателю для изменения его данных в документации предприятия. Оформлением бумаг занимается отдел кадров или бухгалтерия организации.
В законодательстве не закреплена процедура, предшествующая изданию приказа об изменении фамилии при замужестве или женитьбе. Однако трудовые инспекторы во время проверки требуют у работодателя предъявить приказ о смене фамилии и заявление от работника.
Заявление составляется в свободной форме. При написании заявления работник вправе попросить у ответственного лица образец. Ниже представлен пример.
Согласно общепринятым нормам в заявлении необходимо указать наименование предприятия, руководителя организации, название бумаги. В содержательной части излагают причины смены фамилии и просьбу изменить данные в учетной документации предприятия. В качестве приложений перечисляют документы, доказывающие правомерность производимых действий. Далее ставится подпись и дата.
Структура приказа о смене фамилии сотрудника
Кроме заявления, сотрудник должен принести в отдел кадров подтверждающие документы. После вступления в брак необходимо предъявить следующее:
свидетельство о семейном положении;
новое удостоверение личности.
Форма и структура приказа на законодательном уровне не описана. На предприятии составляется документ в произвольной форме. В нем указываются:
наименование и реквизиты предприятия;
название;
место и дата написания;
основная часть с описанием оснований составления и распоряжением изменить данные работающего лица;
подписи ответственных лиц и печать.
В различных организациях вид приказа может несколько отличаться. Специалисты рекомендуют указать ответственных за изменение данных в документах лиц и ознакомить работника с приказом под подпись. Образец:
В обязательном порядке новая фамилия отражается в трудовой книжке работника (подробнее в статье: образец записи в трудовой при смене фамилии с заключением брака). Сотрудник отдела кадров (бухгалтерии) должен ее исправить. Для этого одной линией зачеркивают старую фамилию и записывают новую. На внутренней стороне обложки указывается, на каком основании сделаны изменения, кто за это отвечает, ставится подпись руководителя и печать организации.
Помимо трудовой книжки, данные сотрудника должны быть изменены в ряде других документов. Обновлению подлежат:
договор работника с организацией;
документ, в котором ведется учет трудовых книжек;
личная карточка работника;
личное дело;
отпускной график;
медицинский полис;
документы на автомобиль;
удостоверение на управление машиной.
Помимо вышеперечисленных документов, работнику необходимо поменять карточку в банке для получения зарплаты и свидетельство о пенсионном страховании. Номер ИНН не изменится. Однако при изменении фамилии нужно обратиться в органы налоговой службы для изменения личных данных в базе налоговой организации и получить свидетельство с новыми данными.
Некоторые сотрудники работают с клиентами и поставщиками организации на основании доверенности. Другая фамилия влечет за собой необходимость переоформления документа согласно новым данным. При этом нужно сообщить всем заинтересованным лицам об осуществленных переменах.
В каком порядке вносятся изменения?
Изменения в трудовой книжке описаны выше. Вносить корректировки в другие документы нужно согласно установленному порядку. Исправления в личной карточке работника делаются согласно выданному приказу.
Новые данные сотрудника заносят и в журнал учета трудовых книжек, указав основание для корректировки – приказ о смене фамилии. В личное дело вкладывают копии нового паспорта и свидетельства о браке. Однако законодательно данные нормы не описаны.
В связи с этим в различных организациях порядок внесения изменений в личное дело имеет собственные нюансы. Договор сотрудника с предприятием обычно изменяют путем заключения дополнительного соглашения. В нем указывают данные, подлежащие изменению, и основания для внесения корректировок. Предприятия вносят их на свое усмотрение, так как единого образца не существует.
При изменении фамилии руководящих лиц (руководителя или бухгалтера организации) нужно сообщить об этом в налоговую организацию. Сведения об изменении личных данных вносятся в соответствующие регистры. Для внесения изменений в банковские реквизиты сотруднику необходимо обратиться в банк самостоятельно или в бухгалтерию предприятия. Служащие банка или бухгалтер помогут написать заявление.
Смена СНИЛС возможна при помощи ответственного лица работодателя. Сотрудник отдела кадров или бухгалтерии поможет заполнить соответствующие документы и предоставит их в Пенсионный фонд. Для этого работник должен предоставить:
копию личных документов;
документ со старой фамилией;
свидетельство о семейном положении.
Пенсионный фонд выдает новое свидетельство на протяжении 30 дней. Работодатель получает его и передает сотруднику. Если работник имеет полис о медицинском страховании, то его необходимо также изменить. При смене фамилии нужно сообщить страховой организации новые данные. Срок извещения – 30 дней от срока изменений. Необходимые для изменения документы аналогичны тем, что предоставляются при смене СНИЛС.
Изменять водительские документы необходимо лично в органах ГИБДД. Стоимость процедуры – 2000 рублей. Получить новый документ можно в день обращения при предоставлении следующих документов:
паспорт;
фотография установленного размера;
документ с неактуальными данными;
свидетельство о семейном положении;
чек об уплате государственного сбора.
Документы на автомобиль менять сразу же после смены личных данных нет необходимости. Однако продажа авто со старыми документами будет невозможна. Меняют паспорт авто в ГИБДД при оплате госпошлины и предъявлении документов, свидетельствующих об изменении фамилии.
Смена фамилии сотрудника на предприятии обычно не доставляет особых неудобств. Опытный кадровик вносит все поправки самостоятельно и помогает заполнить нужные документы. Немного сложнее изменить документы на машину и права.
Вера
Сейчас многие деловые женщины не берут при вступлении в брак фамилию супруга из-за кучи документов,которые придется менять.Все кредитки,права,документы на машины,доверенности — это столько бумажной волокиты!
Смена фамилии сотрудника на предприятии обычно не доставляет особых неудобств. Опытный кадровик вносит все поправки самостоятельно и помогает заполнить нужные документы. Немного сложнее изменить документы на машину и права.
Сейчас многие деловые женщины не берут при вступлении в брак фамилию супруга из-за кучи документов,которые придется менять.Все кредитки,права,документы на машины,доверенности — это столько бумажной волокиты!